Al asomarse la primavera, la mayoría de las empresas comienzan con las primeras averiguaciones para sus eventos de cierre de fin de año. Las áreas de Recursos Humanos, inician los preparativos, en principio con consultas sobre lugares e ideas a llevar a cabo.
El fin de este evento es reunir y agasajar a los empleados, proveedores, accionistas, gerentes y demás personas allegadas a la firma.
Son una oportunidad para que las empresas hagan un repaso de los logros obtenidos y refuercen conceptos vinculados con valores y con el clima de trabajo, exponiendo proyectos para el año venidero.
Algunos optan por cenas formales e informales, incluyendo un espacio de baile en muchos casos y algún show.
También están las jornadas interactivas en campos o colonias, en donde se apunta mayormente a la interacción del equipo con juegos y actividades, además de vivir un día distendido con los participantes de la empresa.
Sea cual sea la opción que elijan, se requiere de una organización integral, con varios rubros que abarcar.
Por dónde empezar?
SEDE. La elección de la sede es una de las cuestiones a averiguar y resolver. Más allá de los presupuestos, en esta época del año se tiende a locaciones con espacios verdes y al aire libre, aunque no se debe olvidar que estos detalles han de ser complementos del lugar, ya que también el verano nos puede jugar una mala pasada.
Para lugares lejos de las residencias de los invitados, se recomienda acompañarlo con alquiler de vans para un seguro regreso de todos.
CATERING. Desde la recepción de los invitados se deben tomar importantes decisiones. Lo que más se recomienda es un servicio de finger-food o cualquier otra sugerencia de fácil degustación como tablas a la mesa o mesas buffet frías. En los casos de eventos más formales, se puede incluir un plato de entrada a la mesa.
Lo mismo sucede con el plato principal o plato caliente. Las variedades son infinitas, y el cliente es quien decide si prefiere un plato a la mesa, mesas buffet, un servicio de cazuelas o free de pizzas y calzones. Lo importante es no abusar de las mesas buffet. Si se disponen en la entrada es preferible que se opte por otro formato para el plato principal. Las cazuelas de todo tipo son opciones muy elegidas si estamos hablando de un evento descontracturado.
Para el postre volvemos a la mesa buffet. Si bien puede optarse por una mesa con variedad de postres, los preferidos hoy son los minis postres y shots de mousses mezclados con algún detalle de golosinas y chocolates! Y si el presupuesto lo permite, los desayunos son opciones a tener en cuenta para agregar!
La bebida es un punto importante a evaluar, ya que existen algunas características de los invitados que deben tenerse en cuenta para su elección. Aconsejamos incluir vinos, champagne, cerveza, gaseosas y aguas saborizadas. Asimismo, para la mayor cobertura de todos los gustos, siempre es ideal una barra de tragos, que además le da show y color al evento.
MÚSICA. La música es un tema central a considerar. Un buen o mal DJ puede cambiar la noche. Debe estar familiarizado con este tipo de eventos, contemplar las edades de los asistentes y conocer el timing.
SHOW EN VIVO. En tanto, siempre suma un buen show en vivo: humor, stand-up, grupos de baile o de acrobacia y/o conocidas bandas o solistas son buenas alternativas. Recomendamos que no sea un show que exceda la hora y asegurarse que sea un buen show!
DECORACIÓN. La decoración siempre depende del estilo que quiera la empresa y la sede elegida. Los estilos pueden ser natural, moderno, vintage, retro, shabby chic, y algunos optan por incluir los colores corporativos.
El mobiliario y la luminaria de la discoteca, son grandes ayudas para un resultado elegante. Un salón con tubos led y dicroicas bien dirigidos exhiben un escenario diferente.
CONVOCATORIA. Convocar a los compañeros y confirmar asistencia no es trabajo fácil. Hoy en día la tecnología permite ser más ágil con mailings y software de respuestas. Lo importante es asegurarse que a todos les haya llegado la invitación y que en esta no falte la RSVP, aunque advertimos que las personas ignoran este pedido tan importante para la planificación del evento, ya que desconocen lo necesario que es para estimar gastos y esfuerzos para atender a los invitados: platos, bebidas, recuerditos, mesas, etc. Asique, a hacer seguimiento!
PARA EL FINAL
Un MUST son los regalos empresariales para los asistentes, ya sean empleados o colegas. Siempre es bien recibido un obsequio! En este punto, sugerimos buscar opciones que, sin importar el tamaño o costo, escapen a los souvenirs de siempre y transmitan dedicación. Las personas necesitan impactos de afecto.
También pueden realizarse sorteos con premios grandes, como estadías, viajes, aparatos tecnológicos.
Las fiestas son un eslabón más de las actividades que puede realizar una empresa para generar cambios en los vínculos y lograr comunicaciones más fluidas.
Entonces, mejorar la relación del equipo a través de actividades como el evento de fin de año, a la larga contribuye a los resultados de la compañía.
Manos a la obra!
Lic. Magdalena Ordoqui | mordoqui@mom.uy
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